Người Nhật luôn khiến cả thế giới phải ngả mũ nể trọng bởi khả năng làm việc và hiệu suất công việc ở mức cao nhất. Có bí quyết nào khiến họ làm được điều này? Hãy cùng NIC HR tìm hiểu phương pháp Horenso, một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia này!
Làm việc nhóm hiệu quả theo cách của người Nhật
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Báo cáo là thứ giúp Sếp nắm được tình hình công việc bạn thực hiện và sự chủ động báo cáo là điều Sếp thích nhất ở bạn
Thời điểm báo cáo tốt nhất:
- Khi kết thúc công việc được giao.
(Với những công việc có hạn dài nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo)
- Khi thu thập được thông tin mới
- Khi tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.
Phương pháp báo cáo tốt:
- Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
- Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích.
- Có đưa ra giải pháp.
- Trường hợp khẩn cấp có thể báo cáo bằng miệng.
- Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu
- Báo cáo bằng Email...
Phương pháp báo cáo không tốt:
- Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Văn phong thiếu tôn trọng.
- Ít thông tin.
- Tin tốt báo trước.
- Thông tin mang tính thống kê.
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Nếu có công việc cần liên lạc với Sếp gấp để thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn hãy XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt:
- Đối với việc đơn giản hay cần gấp: có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.
- Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
Phương pháp liên lạc sai:
- Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.
- Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
- Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin.
3. SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Khuyến khích nói. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định
Cách bàn bạc không tốt:
Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tực. Không ai biết mục đích. Không ra quyết định cuối. Mỗi người làm một hướng.
Thúy Hằng_Tổng hợp